Quem trabalha com gestão de viagens corporativas sabe que não é fácil. São análises e mais análises para saber se compensa mesmo enviar seus funcionários a viagens a trabalho, se você está oferecendo a melhor experiência e vários outros fatores.

Não existe fórmula para a gestão de viagens corporativas. O que existe é a adequação às suas necessidades e atenção a alguns pontos que são universais. Ou seja, é respeitar os processos da sua empresa mas, ao mesmo tempo, entender que alguns toda empresa tem que ter.

Hoje vamos te apresentar os 5 pilares da gestão de viagens corporativas . Nosso intuito é que você entenda quais são essas recomendações universais, para que você veja se sua empresa está seguindo todos eles e o que precisa melhorar.

Vamos lá?

1. Mindset voltado para organização

Em um cenário de pandemia, a recuperação do setor segue lenta. Antes, as viagens a trabalho representavam cerca de 30% das viagens totais no Brasil e entre 40 a 50% do faturamento com passagens, segundo a Airlines for America.

Hoje podemos dizer que essa retomada vai depender basicamente do ritmo de vacinação. Por isso, é preciso que os responsáveis pela gestão de viagens corporativas estejam mais prontos do que nunca .

Mas como? Bom, aqui no blog nós já comentamos as 5 principais coisas que a gestão de viagens corporativas deveria estar fazendo hoje. Falamos principalmente da organização e do suporte ao seu funcionário antes, durante e depois da viagem.

Por isso, precisamos te dizer que o primeiro pilar da gestão de viagens corporativas é a vontade de a pessoa fazer um excelente trabalho. Imagine só aquela pessoa que é um líder nato, que consegue gerir e motivar sua equipe como nenhum outro. Essa pessoa tem um perfil de liderança.

E quem trabalha na gestão de viagens corporativas precisa ter o mindset voltado para a organização. Tem que ter perfil.

Na hora de contratar alguém para este setor, os gestores precisam estar atentos se quem está concorrendo àquela vaga tem esse perfil. Para garantir que vai ser uma contratação acertada, é importante envolver toda a equipe que já faz esse trabalho. São esses funcionários que percebem os detalhes e conseguem julgar bem se a pessoa se encaixa ali.

Mas, claro, é sempre importante acompanhar os primeiros passos do novo contrato na empresa – e oferecer um treinamento adequado para não deixar nenhuma dúvida sobre os procedimentos internos.

2. Visão analítica da gestão de viagens corporativas

Se seu gestor pedir uma análise detalhada das viagens a trabalho realizadas pela empresa, você saberia como fazer? E se ele te perguntasse quais os resultados esses deslocamentos entregam? É para responder essas e outras perguntas que existem os KPIs de viagens corporativas.

Não é um trabalho fácil, mas é extremamente necessário quando o assunto é a otimização da gestão de viagens corporativas. E, primeiro de tudo, precisamos te lembrar que os KPIs e as métricas não são a mesma coisa.

Em resumo, a gestão de viagens corporativas precisa ser feita com um olhar bem detalhado para esses dados, apresentando uma visão analítica para os diretores. Isso pode ser feito com o auxílio de sistemas de Business Intelligence e relatórios com gráficos. Assim, a visualização dessas informações fica mais fácil.

Foi pensando nisso que a Trade elaborou um ebook completo sobre o assunto. “O grande livro dos KPIs” é uma produção nossa que garante que as equipes de gestão de viagens corporativas possam justificar os deslocamentos dos funcionários, analisar o desempenho da equipe e, claro, mostrar em números os resultados que a empresa vem alcançando.

No ebook nós falamos, principalmente, sobre:

Para aprender tudo direitinho e aplicar aí na sua gestão de viagens corporativas, é só baixar O Grande Livro dos KPIs. É grátis! Um presente nosso para sua equipe.

3. Trabalhar a comunicação interna

O momento do planejamento é extremamente importante para definir como a viagem a trabalho vai acontecer. Mas o trabalho da gestão de viagens corporativas não termina aí.

Enquanto seu funcionário estiver na viagem a trabalho é muito importante estabelecer canais de comunicação eficientes para se certificar que tudo está saindo conforme o planejamento. Esse trabalho de comunicação interna deve ser tanto para viagens nacionais como internacionais – estas últimas exigem um acompanhamento ainda mais próximo.

Pode ser algo simples, como um grupo de WhatsApp mesmo. O importante é não deixar o funcionário perdido, especialmente para primeiras viagens (ou locais desconhecidos) e para garantir que imprevistos não comprometam ainda mais o orçamento da viagem.

4. Parâmetros de reembolso formalizados

A volta à empresa e os reembolsos são consideradas a parte mais complicada da gestão de viagens corporativas. E aqui precisamos voltar ao pilar anterior sobre a comunicação interna. Para além de dar suporte durante, é preciso informar antes o que está ou não incluso na viagem e o que o funcionário precisa apresentar para formalizar esse reembolso .

Uma conversa bem feita de orientação já esclarece muito desse ponto, mas cada empresa pode seguir seu próprio modelo. Então, se o profissional é novo no cargo, é sempre necessário sentar e colocá-lo a par de como funcionam as viagens corporativas ali.

Uma política de reembolso bem estruturada não apenas ajuda na contenção dos gastos como também deixa a empresa respaldada por lei. Para ajudar na gestão de viagens corporativas, com processos simples e transparentes, fizemos um texto contando nossas 5 dicas práticas de organização.

5. Encontrar uma boa parceria

Como TMC, a Trade vai além dos serviços oferecidos pelas agências de viagens, oferecendo soluções para viagens, controle de despesas e até facilities. É um portfólio fullservice que agrega segurança, transparência e economia para todos os processos de mobilidade e viagens.

Com quase 20 anos de expertise, a nossa proposta é oferecer desde o básico, como o auxílio em reservas, monitoramento e suporte 24h para os viajantes, até uma gestão de ponta, com indicadores e dados suficientemente relevantes para a tomada de decisões estratégicas.

E quando o assunto são as viagens a trabalho: você precisa ter otimização de custos, organização, relatórios que a gente já te contou ali em cima, além de uma ótima experiência para o viajante.

Por isso, estamos te esperando para organizar o seu programa de gestão de viagens corporativas e despesas com a gente. Que tal já pensar em organizar todo o seu processo para a retomada?

Aproveite nossas dicas e serviços! Nos vemos no próximo texto, ok?